Eerst controleren.
Dan beloven.

Begin bij een correcte totale voorraad.

Controleer de artikelcode en het aantal dat je werkelijk bezit. De totale voorraad is de basis van de berekening, niet het aantal dat op dit moment vrij in het magazijn staat. Een actieve status maakt een artikel beschikbaar in de keuze voor nieuwe reservaties; ze voegt geen voorraad toe.

Gebruik de afgesproken begin- en eindtijd.

Vraag wanneer het materiaal vertrekt en wanneer je het terug verwacht. De beschikbaarheid wordt voor die periode gecontroleerd. Hou ook rekening met de ingestelde retourbuffer, die ruimte laat tussen twee verhuren. Alleen naar de dag van het evenement kijken kan een overlap bij afhaling of retour missen.

Lees een tekort als een concrete vraag.

Wanneer het gevraagde aantal niet past, onderzoek dan welke afspraak kan veranderen. Een lager aantal of een andere periode kan helpen. Pas de reservatie aan en controleer opnieuw. Verhoog de catalogusvoorraad alleen wanneer je werkelijk extra materiaal hebt.

• Gaat het om het juiste artikel?
• Past een ander aantal bij de klantvraag?
• Is een ander afhaal- of retourmoment echt mogelijk?

Kijk ook naar wat nog moet terugkomen.

Een verwachte retour is pas verwerkt wanneer je het materiaal hebt ontvangen en geregistreerd. Controleer de achterstand op de daglijst. In de volledige app kunnen beschadigde stukken geblokkeerd blijven. Een geplande nieuwe verhuur vraagt dus ook aandacht voor de toestand van het materiaal.

Controleer opnieuw bij bevestiging en uitgifte.

Een concept legt je voorbereiding vast, maar reserveert nog niets. Controleer bij het bevestigen en vergelijk bij de uitgifte de afspraak met wat klaarstaat. Verhulo bewaakt de beschikbaarheid op die momenten. Zo sluit de planning zo goed mogelijk aan bij het materiaal dat werkelijk kan vertrekken.